Регламент с помощью нейросети удобно собирать из голосового рассказа человека, который знает процесс: ChatGPT расшифровывает запись, раскладывает её на шаги, исполнителей и сроки и оформляет документ по образцу фирменного бланка компании. Главное условие: в промпте разделено, что брать из записи, а что из образца, и всё, что не прозвучало, помечается «[уточнить]». Аудиофайлы ChatGPT принимает на платных тарифах, на бесплатном сначала нужна расшифровка текстом.
Что нужно, чтобы собрать регламент с помощью нейросети?
Это упражнение есть в нескольких моих корпоративных программах. На практикуме для руководителей группа прикладывала в обычный чат ChatGPT запись рассказа о процессе и образец операционной инструкции на бланке компании.
Нейросеть сделала две задачи в одном чате: расшифровала аудио и собрала по образцу инструкцию. В моём запуске документ пришёл на фирменном бланке образца, с чек-листом исполнителя, а там, где в записи не было данных, например реквизитов, стояло «уточнить».
По справке OpenAI, аудио загружается на платных подписках ChatGPT и в рабочих пространствах компаний. Подходят обычные форматы диктофона и телефона: MP3, M4A, WAV, файл до 512 МБ.
Рассказ о процессе: что проговорить
Промпт упражнения прямо предупреждает нейросеть, что речь живая, с повторами и оговорками. Поэтому готовить текст заранее не нужно: достаточно включить диктофон и рассказать, как процесс идёт на самом деле.
Чтобы в записи было из чего собирать регламент, пройди по списку:
- С чего процесс начинается: какое событие его запускает.
- Этапы по порядку и кто делает каждый.
- Сроки: в какой день, за сколько часов, до какого числа.
- Документы и системы: какой акт, какая заявка, куда вносится.
- Развилки: что делаем, если не сошлось, не пришло, отказали.
- Чем процесс заканчивается и кому сообщают результат.
В рассказе о процессе легко прозвучат имена клиентов, суммы и внутренние детали. Если такую запись нельзя отправлять в облачный сервис, сначала расшифруй её на своём компьютере и приложи текст: как это сделать, разобрано в статье расшифровка записи без облака.
Зачем образец на фирменном бланке?
Подойдёт любая уже оформленная инструкция компании: по технике безопасности, по работе с кассой, по аварийной ситуации. Её прикладывают вторым файлом, процесс в ней может быть любым.
Из образца нейросеть берёт разделы и вёрстку. Содержание она берёт только из записи, и это правило стоит в промпте явно: «Из примера бери оформление и структуру, его процесс не переноси». Без этой строки в новую инструкцию могут попасть шаги, роли или термины из образца, и заметить это тоже трудно.
Отсюда же видно, чем этот приём отличается от генераторов, где регламент с помощью нейросети пишется по общим шаблонам. Там содержание предлагает модель, здесь его диктует сотрудник, а модель раскладывает и оформляет.
Промпт: методолог по бизнес-процессам
Приложи оба файла к сообщению и отправь промпт целиком:
Ты - методолог по бизнес-процессам. Твоя задача - подготовить операционную инструкцию
по бизнес-процессу, который сотрудник описал голосом.
Я прикладываю два файла:
1. Аудиозапись - сотрудник своими словами рассказывает, как устроен процесс: кто участвует,
что делает, в какие сроки. Речь живая, с повторами и оговорками.
2. Пример операционной инструкции по другому процессу на фирменном бланке компании.
Сделай так:
1. Расшифруй аудиозапись и выдели из неё процесс: этапы, исполнителей, сроки, документы,
точки решения.
2. По примеру подготовь операционную инструкцию по этому процессу: та же структура разделов
и тот же фирменный бланк - шапка с логотипом и колонтитулы, лист согласования, паспорт
документа, сокращения и термины, порядок действий, формы документов, лист изменений.
3. Содержание бери только из записи. Из примера бери оформление и структуру, его процесс
не переноси.
4. Шаги пронумеруй, у каждого шага укажи исполнителя и срок. В конце дай чек-лист
для исполнителя.
5. Чего нет в записи - ФИО, номеров документов, сроков, которые не прозвучали, -
не выдумывай, ставь [уточнить].
6. Готовую инструкцию отдай файлом Word (.docx), сохранив фирменный бланк примера.Одну строку я бы добавил, если рассказчик часто говорит неуверенно: «То, что сказано с оговоркой ("обычно", "кажется", "по-моему"), тоже помечай [уточнить] и приводи слова из записи». Это моё дополнение, в упражнении его нет, но оно отвечает на тот же риск: выдать догадку за правило.
Где в инструкции появится «[уточнить]»?
Возьмём учебный фрагмент диктовки, придуманный для статьи. Процесс - приёмка товара на складе:
«Когда приходит машина с товаром, кладовщик сверяет количество мест с накладной. Если не сходится, звонит менеджеру по закупкам, и они вместе решают, принимать или нет. Если принимаем с расхождением, составляем акт, его подписывает водитель. Потом кладовщик вносит приход в учётную систему, обычно в тот же день. Акт отправляем поставщику, кажется, в течение трёх дней, но это лучше уточнить у бухгалтерии».
Примерно так этот фрагмент ляжет в порядок действий, если в промпт добавлена строка про оговорки:
| Шаг | Исполнитель | Срок | Что стоит под «[уточнить]» |
|---|---|---|---|
| 1. Сверить количество мест с накладной | Кладовщик | при приезде машины | - |
| 2. При расхождении решить, принимать ли товар | Кладовщик и менеджер по закупкам | [уточнить] | критерий решения: при каком расхождении отказ |
| 3. Составить акт о расхождении, получить подпись водителя | [уточнить] | [уточнить] | кто составляет акт, форма и номер акта |
| 4. Внести приход в учётную систему | Кладовщик | в тот же день, со слов «обычно» | правило или привычка |
| 5. Отправить акт поставщику | [уточнить] | «кажется, в течение трёх дней» | исполнитель и срок, проверить у бухгалтерии |
Чек-лист исполнителя для этого фрагмента короткий: места сверены с накладной, при расхождении менеджер по закупкам в курсе, акт подписан водителем, приход внесён в систему. Чек-лист нужен в ежедневной работе, полный регламент - при обучении новичка и в нестандартном случае.
Что проверить в готовом документе?
Документация ChatGPT советует открыть созданный файл в превью и проверить содержимое, а затем просить точечные правки без перезапуска. Для регламента порядок такой:
- Исполнители и сроки. В каждом шаге либо стоит роль и срок, либо метка. Пустая графа без метки значит, что модель пропустила правило из промпта.
- Следы образца. Пробегись по терминам и сокращениям: всё, что относится к процессу из образца, удаляется.
- Цифры и сроки. Справка OpenAI предупреждает, что расшифровка может содержать ошибки. Каждую цифру из документа найди в записи, особенно сроки в днях и суммы.
- Развилки. Если в записи прозвучало «если не сходится», в инструкции должны быть обе ветки: что делаем, когда сходится, и что, когда нет.
- Бланк. Шапка, колонтитулы, лист согласования и лист изменений перенеслись из образца.
Если файл не пришёл, а инструкция осталась текстом в чате, попроси отдельно: «Пришли эту инструкцию файлом .docx на бланке примера».
Как превратить «[уточнить]» в утверждённый регламент?
Запрос в том же чате: «Выпиши все места с пометкой [уточнить] таблицей: номер шага, что неизвестно, вопрос, кому его задать». Получается список вопросов на одну встречу или одно сообщение владельцу процесса.
Ответы можно снова надиктовать и приложить в тот же чат с просьбой подставить их в инструкцию и показать, какие метки закрыты, а какие остались. Почему надиктованное обычно выходит подробнее напечатанного, разобрано в статье голосом быстрее, чем руками.
Лист изменений из образца пригодится сразу: регламент начнёт устаревать с первой реорганизации. Как держать такие документы живыми, с датой у раздела и ритмом пересмотра, разобрано в статье инструкция устарела за месяц.
Инструкция для людей и инструкция для ИИ-агента - разные жанры. Если повторяющуюся задачу нужно передать агенту, порядок другой, он описан в статье задача повторилась третий раз.
Регламенты и инструкции из голосовой записи я разбираю на корпоративных обучениях на учебных процессах, близких к работе группы. Если нужно, чтобы руководители отделов сами собирали регламент с помощью нейросети для своих сотрудников, такое упражнение можно включить в программу корпоративного обучения по нейросетям при согласовании.